DEBUTER...

Vous ne connaissez pas Excel, vous commencez à le découvrir. Cette page propose un tour d'horizon rapide.

N'oubliez pas que la pratique, la curiosité et même les erreurs sont vos atouts pour progresser.

 

Feuille Excel

EXCEL EN RESUME

Comparons un tableau créé sur le papier et un tableau rempli dans Excel. Une valeur modifiée, il faut utiliser la gomme, réécrire, recalculer. Sur Excel, les colonnes sont lettrées, les lignes sont numérotées. On obtient dont une adresse. Excel prend en compte le contenu de cette adresse afin de modifier les autres cellules dépendantes. Une modification sur une cellule va se répercuter sur les autres cellules utilisant cette valeur. Les totaux seront également actualisés, sans aucune intervention de votre part. Enfin, sur le papier, là où il fallait réécrire des totaux en bout de ligne, la recopie incrémentée va vous éviter de fastidieux calculs.

QUELQUES TERMES INDISPENSABLES

La copie d’écran disponible en téléchargement concerne les versions d’Excel jusqu’en 2003. Vous disposez de 65 536 lignes et 256 colonnes par feuille ce qui représente près de 16 millions de cellules. A partir de la version 2007, on atteint près de 16 milliards de cellules.

La mention « Classeur1 » indique que vous êtes sur un nouveau document, non enregistré. Veillez à enregistrer régulièrement votre travail afin de ne pas le perdre (coupure de courant, bogue…).

SUIS-JE BIEN POSITIONNE ?

Il y a toujours au moins une cellule active. Cette notion est importante. Elle peut paraître futile mais est souvent source des erreurs commises chez le débutant.

C’est sur cette cellule que vous allez demander à Excel de réaliser une action, appliquer un format, faire une copie ou tout autre chose.

Cette cellule a un nom, vous le voyez dans la zone de nom située en haut à gauche.

Il est possible également d'agir sur plusieurs cellules contiguës qui sont sélectionnées. On parlera alors de notion de plage de cellules. Et également sur plusieurs zones disparates également sélectionnées. Ce peut être intéressant si l’on souhaite appliquer une format particulier (par exemple, mettre en gras, appliquer un symbole monétaire, etc.) à tout un ensemble de cellules en une seule opération plutôt que de sélectionner une à une chaque cellule. Le gain en rapidité n'est pas négligeable.

COMME UN CAHIER CONTENANT DES PAGES

Un classeur contient trois onglets appelés également feuille de calcul. Il est tout à fait possible d’en ajouter.

DES OPTIONS A MANIPULER AVEC PRECAUTION

Le menu « Outils – Options » permet de modifier les paramètres par défaut. Modifiez les en toute connaissance de cause.

PERSONNALISEZ VOTRE ESPACE DE TRAVAIL

Les barres d’outils « Standard » et « Mise en forme » sont installées par défaut. Dans l’exemple proposé, la barre d’outil « Dessins » a été ajoutée en bas. D’autres barres d’outils sont disponibles mais les afficher toutes nuit à la visibilité de l ‘écran. Passez la souris sur les icônes des barres d’outils permet de voir leur spécificité.


Vous pouvez exécuter une action de différentes manières. Ainsi le « copier-coller » peut se faire par les icônes, par le menu Edition, par le menu contextuel de la souris (clic droit), par le raccourci clavier (Ctrl C – Ctrl V), par la souris. Comme vous pouvez le constater ici, 5 possibilités différentes pour la même opération.

A vous d’utiliser la technique qui vous convient le mieux.

DIFFICULTES CONSTATEES CHEZ LE DEBUTANT

De nombreux débutants éprouvent des difficultés car le pointeur de la souris n’est pas positionné au bon endroit ou la zone sélectionnée est incorrecte. Il est évident que si vous souhaitez copier le contenu de la cellule D5, il faut que cette cellule soit active. De même vous ne pourrez coller aucune valeur si vous n’avez pas réalisé auparavant une copie de la cellule en question.

Notez également que l'aspect du curseur n'est pas toujours identique. Selon le contexte, il se modifie, par exemple par un + lorsqu'il se trouve sous l'angle inférieur droit d'une cellule (en attente de recopie incrémentée).

 

Excel est très "logique". Si vous n'arrivez pas à réaliser une manipulation, sans doute avez vous réalisé une mauvaise sélection ou oublié une étape.

 

Ce mauvais positionnement est l'une des erreurs les plus fréquentes que l'on rencontre, et faut-il le souligner, parfois chez les plus aguerris. Elle n'est pas propre à Excel et se retrouve dans les autres logiciels.

Dès lors que l'on se retrouve "bloqué", un peu de réflexion n'est pas inutile.


Une autre erreur fréquemment commise chez le débutant concerne l’oubli de validation. Après avoir entré une valeur dans ma cellule, Excel attend la confirmation. Vous le voyez dans la zone de formule car une croix rouge (abandon) ou un V vert (validation) sont apparus. Il faut dont appuyer sur la touche « Entrée » (ou cliquer sur ce V vert) afin de signifier à Excel que l’on a terminé la saisie.

 

N'OUBLIEZ PAS

On peut dire qu'une feuille présente deux aspects.

Le premier, la présentation, le format de cellule. Du gras, des bordures, de la couleur, le symbole monétaire, etc. De la décoration tout simplement.

Sachez qu'Excel ne s'intéresse qu'à la valeur contenue dans la cellule, et que la réalité ne se trouve pas sur la feuille mais dans la barre de formule.

Sur ce point, sans doute n'aurez-vous guère de peine.

 

Le deuxième aspect, sera doute le moins évident. Il va s'agir notamment de formules, de leur écriture.

Posez-vous la question.

Quel est mon but, quels sont les outils qu'Excel me propose ?

Utiliser une formule, une fonction, du code VBA ? Une mise en forme conditionnelle ?

Par exemple, si je souhaite afficher des valeurs supérieures à un cetain nombre, je vais utiliser le format conditionnel, si je veux totaliser ces valeurs de couleurs, il me faudra passer par du code VBA. Dans le premier cas, on a une notion de présentation, dans le second, on a affaire à du calcul.

 

Sachez également que vous aurez moins de difficultés avec ce que vous aurez conçu plutôt que de retravailler sur de l'existant, le travail d'un collègue.

 

Et pour progresser rapidement, travaillez sur des sujets qui vous motivent. Ce peut être dans votre environnement professionnel ou tout simplement à titre privé comme la gestion d'une bibliothèque, d'un compte bancaire, d'une feuille de calcul pour déterminer le nombre et le prix de rouleaux de papier peint ou tout autre sujet.

Nul doute que vous souhaiterez faire évoluer votre travail et rechercher les solutions pour y arriver.